Amit a Microsoft nem ment el Ön helyett

„Nálunk minden a felhőben van, tehát biztonságban van.” Ezt a mondatot gyakran halljuk, és van benne igazság: a Microsoft 365 mögött olyan infrastruktúra áll, amit egyetlen magyar kkv sem tudna megfizetni. A szerverterem, a redundancia, a szüneteltetés nélküli üzem — ezek valóban megoldott kérdések.

Csak épp nem ezek szoktak elromlani.

Mit vállal a Microsoft, és mit nem

A felhőszolgáltatások világában ezt megosztott felelősségnek hívják. A lényege egyszerű: a szolgáltató a platformért felel, az ügyfél az adatért. Ez nem apró betűs kiskapu, hanem a modell alapja — a Microsoft nyíltan kommunikálja.

Vagyis: ha a Microsoft adatközpontjában tűz üt ki, az az ő gondjuk, és meg is oldják. Ha viszont egy kolléga véletlenül kitöröl egy mappát, az az Ön gondja.

A lomtár nem mentés

A Microsoft 365-ben van lomtár, van törölt elemek mappa, és vannak megőrzési beállítások. Ezek hasznosak, és a hétköznapi hibák nagy részét megoldják — de két okból nem helyettesítik a mentést.

Az egyik, hogy véges ideig őriznek. A pontos ablak szolgáltatásonként és beállításonként eltér, de jellemzően néhány hétben, legfeljebb néhány hónapban mérhető. Ami azon túl van, az nincs.

A másik, hogy a replikáció nem mentés. A Microsoft valóban több helyre másolja az adatait — de ha egy fájl törlődik vagy titkosítva lesz, akkor törölten, illetve titkosítva másolódik mindenhová. A replikáció a hardverhiba ellen véd, nem a hiba ellen.

A replikáció azt védi ki, hogy elromoljon a lemez. Nem azt, hogy valaki kitöröljön valamit.

Amitől a beépített megőrzés megvéd	Amitől nem
Tegnap véletlenül törölt levél	Fél éve törölt mappa, amiről most derül ki, hogy kellett volna
Elromlott lemez a szolgáltatónál	Zsarolóvírus, ami a szinkronizált fájlokat is titkosítja
Rövid szolgáltatáskimaradás	Feltört fiók, amivel a támadó szándékosan töröl
Egy visszavont változtatás	Távozott kolléga postafiókja a licenc lemondása után

Négy helyzet, amikor ez kiderül

Nem elméleti kockázatokról van szó. Ez az a négy eset, amivel a gyakorlatban találkozni.

A véletlen törlés, amit későn vesznek észre. Valaki rendet rak egy megosztott mappában. Hónapokkal később derül ki, hogy egy régi szerződés is eltűnt — addigra a lomtár rég kiürült.

A távozó kolléga. A munkatárs elmegy, a licencet lemondják, hogy ne fizessék tovább. A postafiók ezzel eltűnik — a benne lévő ügyféllevelezéssel együtt.

A feltört fiók. Ha valaki illetéktelenül bejut, nemcsak olvas: törölhet is, és a nyomokat is eltüntetheti. Erről a kockázatról és a védekezésről korábban külön írtunk.

A visszamenőleges kérés. Egy jogvita, egy adóellenőrzés vagy egy audit kétéves levelezést kér. Ha a megőrzési szabály ennél rövidebb, akkor nincs mit kiadni — és ez nem mentség.

Mit jelent ez a gyakorlatban

Nem azt, hogy a Microsoft 365 rossz választás. Éppen ellenkezőleg: a legtöbb cégnek jobb, mint egy saját levelezőszerver. Csak azt jelenti, hogy a mentés külön feladat marad, ugyanúgy, ahogy egy saját szerver esetén is az volt.

A jó hír, hogy ez nem nagy projekt. Egy Microsoft 365-höz készült mentési megoldás a postafiókokat, a OneDrive- és SharePoint-tartalmat és a Teams üzeneteket egy önálló, a Microsofttól független tárhelyre menti, ahonnan szelektíven is vissza lehet állítani.

1. Nézzék meg, mi hol van. Levelezés, közös dokumentumtár, személyes felhőtárhelyek, Teams-beszélgetések. A legtöbb cégnél a fontos anyagok jó része a személyes OneDrive-okban lakik, ami senkinek nem tűnik fel.
2. Mondjanak meg egy megőrzési időt. Meddig kell visszamenőleg elérni egy levelet vagy egy dokumentumot? Ez üzleti és jogi kérdés, nem informatikai — és ebből jön ki, mit kell beállítani.
3. Legyen a mentés a Microsofton kívül. Egy önálló, független másolat pontosan azért ér valamit, mert nem ugyanaz a fiók, nem ugyanaz a jogosultság és nem ugyanaz a szolgáltató kezeli.
4. A távozó kollégák fiókját ne törléssel zárják le. Legyen írott lépéssor arra, mi történik felmondáskor: mi kerül archívumba, mi kerül át másik kollégához, és mikor jöhet a licenc lemondása.
5. Próbálják ki a visszaállítást. Kérjenek vissza egy konkrét, fél éve törölt fájlt. A válasz megérkezéséig nem tudni, hogy a mentés valóban működik-e.

Technikai részletek

• Mentendő adatkörök: Exchange Online postafiókok (naptár és névjegyek is), OneDrive for Business, SharePoint Online dokumentumtárak, Teams csatornák és fájlok
• Független tárhely: a másolat ne a mentett bérlőben (tenant) és ne ugyanazzal a jogosultsággal legyen elérhető
• Megőrzési politika több generációval, az üzletileg meghatározott időtávra
• Szelektív visszaállítás: egyetlen levél, egyetlen fájl vagy egy teljes postafiók szintjén — a teljes visszatöltés a gyakorlatban használhatatlan
• Módosíthatatlan (immutable) másolat, hogy a mentést se lehessen törölni vagy titkosítani
• A jogosultságok mentése is számít: egy visszaállított dokumentumtár a megosztási beállításai nélkül fél megoldás
• Riportált mentési állapot: napi ellenőrzés arról, hogy a feladat nemcsak elindult, hanem le is futott

A kérdés, amit érdemes feltenni

Ha bizonytalan abban, hogy ez érinti-e Önöket, egyetlen kérdés eldönti:

Ha holnap kiderülne, hogy egy tavalyi ügyfélszerződés levelezése törölve lett, vissza tudnák állítani — és mennyi idő alatt?

Ha a válasz bizonytalan, akkor a mentés kérdése nyitott. Ez nem baj: a legtöbb cégnél így van, és jellemzően azért, mert soha senki nem tette fel ezt a kérdést.